Προβλήματα με το νέο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (Microsoft exchange) και πως επιλύονται

1. Δεν λαμβάνω νέα email

Ελέγχω μήπως το Outlook εμφανίζει κίτρινο θαυμαστικό ή σφάλμα (κάτω στο κέντρο ή δεξιά). Αν ναι, τότε σε περίπτωση που έχω μόλις αλλάξει κωδικό στον ΗΥ, πληκτρολογώ αυτόν τον κωδικό όταν μου το ζητήσει το OUTLOOK (κλείνω και ξανά ανοίγω το OUTLOOK για να εμφανιστεί το πλαίσιο με τον κωδικό). Διαφορετικά, κάνω επανεκκίνηση του Outlook και αν το πρόβλημα παραμένει κάνω επανεκκίνηση στον ΗΥ.
Υπενθυμίζουμε εδώ ότι όταν αλλάζουμε κωδικό στον ΗΥ, αυτός ο κωδικός μετά ισχύει και για το OFFICE365 (OUTLOOK, WORD κλπ, ONEDRIVE, TEAMS) οπότε όταν μου τον ζητάει ο Η/Υ για να συνδεθεί στο OFFICE τον πληκτρολογώ εκ νέου.  Συνήθως τον γράφουμε μια φορά και ισχύει για όλες τις εφαρμογές που προαναφέραμε.

2. Δεν μπορώ να δω παλαιότερα emails

Επιλέγουμε Αρχείο → Ρυθμίσεις λογαριασμού → Ρυθμίσεις λογαριασμού, κάνουμε κλικ στο λογαριασμό μας (Exchange) και πατάμε το κουμπί «Αλλαγή». Έπειτα επιλέγουμε το χρονικό διάστημα για το οποίο θέλουμε να βλέπουμε την αλληλογραφία μας (σύροντας τη μπλε χειρολαβή). 

3. Δεν λαμβάνω κάποια email

• Ελέγχω το φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας
• Ρωτάω αυτόν που μου το έστειλε αν έγραψε σωστά το email ή αν του γύρισε πίσω κάποια απάντηση ότι δεν παραδόθηκε

4. Δεν αποστέλλονται κάποια email

Ελέγχω αν ο προεπιλεγμένος λογαριασμός αλληλογραφίας είναι ο σωστός (Exchange)

5. Με μπερδεύει το γεγονός ότι βλέπω τον παλιό και τον νέο λογαριασμό με το ίδιο όνομα

Συνίσταται μετονομασία του λογαριασμού και του αρχείου δεδομένων ώστε να ξεχωρίζουν και μεταφορά των emails  από το παλιό στο νέο. Έπειτα μπορεί να αφαιρεθεί με ασφάλεια ο παλιός (POP3) λογαριασμός. Για βοήθεια επί της διαδικασίας παρακαλώ στέλνετε αίτημα στο https://helpdesk.apdkritis.gov.gr

6. Δεν λειτουργούν οι κανόνες αλληλογραφίας

• Τους δημιουργώ στο Online περιβάλλον και έπειτα ελέγχω αν λειτουργούν. Συνήθως το πρόβλημα λύνεται με κατάργηση και δημιουργία εκ νέου του λογαριασμού του χρήστη μέσα στο Outlook.
• Αν το πρόβλημα παραμένει στέλνετε αίτημα στο https://helpdesk.apdkritis.gov.gr

7. Έχω κοινόχρηστο mail (π.χ. ydata, pexo, tde, allodap κλπ) και όταν στέλνω ή σβήνω δεν πάνε στα Απεσταλμένα/Διαγραμμένα του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου

• Ελέγχω αν πάνε στα Απεσταλμένα/Διαγραμμένα του κανονικού μου γραμματοκιβωτίου. Αν ναι, ελέγχω στο Online περιβάλλον ότι όταν στέλνω ή σβήνω τα μηνύματα πάνε εκεί που πρέπει. Συνήθως το πρόβλημα λύνεται με κατάργηση και δημιουργία εκ νέου του λογαριασμού του χρήστη μέσα στο Outlook.
• Αν το πρόβλημα παραμένει στέλνετε αίτημα στο https://helpdesk.apdkritis.gov.gr

8. Δεν βρίσκω τις παλιές επαφές μου

Θα πρέπει σε κάθε περίπτωση να μεταφερθούν από τον παλιό λογαριασμό στον νέο ώστε να τις βλέπουμε (αν δεν τις βλέπουμε) και να τις έχουμε πάντα και από παντού διαθέσιμες. Για βοήθεια επί της διαδικασίας στέλνετε αίτημα στο https://helpdesk.apdkritis.gov.gr

9. Πως μπορώ να στείλω e-mail αλλά να φαίνεται αποστολέας ένα κοινόχρηστο e-mail (πχ το "allodap@apdkritis.gov.gr);

Κατά τη σύνταξη του e-mail στο πλαίσιο "Από" επιλέγω "Άλλη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" και πληκτρολογώ το κοινόχρηστο email πχ: "allodap@apdkritis.gov.gr".

Σημείωση: αυτό χρειάζεται να γίνει μόνο την πρώτη φορά.

10. Πως μπορώ να δω online τα email μου;

Ανοίγω ένα browser (πχ Edge, Firefox, Chrome, ….) και πληκτρολογώ τη διεύθυνση https://outlook.office.com/mail/. Εκεί πληκτρολογώ τα στοιχεία εισόδου (email και κωδικό για το Office) και μεταφέρομαι στο Online περιβάλλον από όπου μπορώ να εργαστώ κανονικά. Σε περίπτωση που κάποιος δε θυμάται τον κωδικό του στέλνει αίτημα στο https://helpdesk.apdkritis.gov.gr/ για να γίνει η διαδικασία επανέκδοσης κωδικού.

11. Πως μπορώ να δω online το κοινόχρηστό email μου; (πχ. allodap, pexo, ydata κλπ)

Ανοίγω το προσωπικό μου email online (βλ. 10 παραπάνω), πατάω πάνω δεξιά στη σελίδα (στα αρχικά μου) και επιλέγω άνοιγμα άλλου γραμματοκιβωτίου. Εκεί πληκτρολογώ το email που θέλω να δω και πατάω «Άνοιγμα».
Προσοχή: Πρέπει να διαθέτω τα κατάλληλα δικαιώματα για να προβάλω ένα κοινόχρηστο e-mail. Aν δε διαθέτω τα κατάλληλα δικαιώματα για την προβολή του e-mail, στέλνω σχετικό αίτημα στο https://helpdesk.apdkritis.gov.gr/.

Αν συνεχίζετε να αντιμετωπίζετε πρόβλημα με την αλληλογραφία σας, θα πρέπει να συνδεθείτε στο online περιβάλλον του Outlook με τους κωδικούς σας (https://outlook.office.com/mail/) ώστε να συνεχίσετε την εργασία σας. Έπειτα μπορείτε να στείλετε αίτημα στο https://helpdesk.apdkritis.gov.gr  ώστε να επιλυθεί το ζήτημα σας.  

Επίσης συνίσταται αυστηρά, μέσα από το Online περιβάλλον του Outlook (https://outlook.office.com/mail/) να αλλάξετε (αν δεν το έχετε ήδη κάνει) τον κωδικό σας (πατώντας πάνω δεξιά προβολή λογαριασμού και επιλέγοντας από αριστερά “Κωδικός πρόσβασης”) ώστε να τον γνωρίζετε μόνο εσείς. Σε περίπτωση που δεν τον θυμάστε, με αίτημα στο  https://helpdesk.apdkritis.gov.gr  μπορούμε να σας τον αρχικοποιήσουμε εκ νέου.